改善計画書（Plan of Action、略してPOA。停止の原因と今後の防ぎ方をAmazonに伝える書類です）が何度も断られるときは、出し直す回数を増やすより、Amazonが問題にしている点と自分の説明がずれていないかを見直すのがおすすめです。断りの理由を読み直し、仕入れ先・書類・説明の一貫性を順番に点検してみましょう。
何度も断られると、気持ちが疲れてしまいますよね。「もう何を出しても同じかも」と感じるのは、自然なことです。それでも、いったん立ち止まって整理し直すだけで、次に出す内容は変わってきます。結果をお約束することはできませんが、落ち着いて進めるための手順をお伝えします。
改善計画書が何度も却下される時は「回数」より「方向」を見直しましょう
改善計画書を何度出しても断られてしまうことは、珍しくありません。とくに真贋調査（偽造品の疑いを調べる手続き）による停止では、書類の条件が細かく、何度出しても通らない、という相談も見られます。もちろん、すべての停止が同じ状況とは限りません。
ただ、回数が増えているのに結果が変わらないなら、「出し方」ではなく「中身の方向」に原因があるのかもしれません。同じ方向のまま言葉だけを変えて出し直しても、Amazonが問題にしている点そのものがずれていれば、結果は変わりにくいです。
それどころか、内容が同じままの再提出が続くと、審査の担当者に「状況をわかっていない」と受け取られてしまうおそれもあります。次の一通を書く前に、手を止めて整理する時間をとりましょう。遠回りに見えて、結果的に近道になることが多いです。
同じ内容で出し直しても結果が変わりにくい理由
改善計画書は、「何が起きたのか」「なぜ起きたのか」「これからどう防ぐのか」を伝える書類です。審査する側は、書かれた内容が、Amazonが指摘している問題と合っているかどうかを見ています。ここがずれていると、文章がていねいでも、判断は変わりにくくなります。
とくに偽造品に関する停止では、次の3点が厳しく見られる傾向があります。
- 仕入れ先が信頼できるか：どこから、どのように仕入れた商品なのかが、きちんと伝わるかどうかです。
- 出した書類につじつまが合っているか：発行元の情報・型番・数量など、求められている条件を満たしているかどうかです。
- 説明の内容に一貫性があるか：書類の内容と、改善計画書の文章、これまでのやりとりが食い違っていないかどうかです。
この3点のうち、一部だけを直しても、全体の判断が変わらないことが多くあります。たとえば、書類を差し替えたのに、文章の説明が前回のままで書類と合っていない、という状態です。3点がそろってはじめて、全体として納得してもらいやすくなります。
もうひとつ見落としやすいのが、断りの理由の読み取りです。届いた文面が短かったり、一般的な言い回しだったりすると、どこが足りないのかが分かりにくいことがあります。そのまま推測で書き直すと、問題の中心を外してしまうことがあるので、まずは理由をていねいに確認しましょう。
断られ続けている時の見直しの進め方｜6つのステップ
ここからは、実際に見直すときの流れです。いきなり書き直さず、順番に進めてみてください。
- ステップ1：これまでに届いた断りの通知を、すべて日付順に並べます。
- ステップ2：各通知の中で、「足りない」「確認できない」と書かれている点に印をつけます。
- ステップ3：印をつけた点を、「仕入れ先」「書類のつじつま」「説明の一貫性」の3つに分けてみます。
- ステップ4：理由がぼんやりしている部分は、足りない点を具体的に問い合わせます。
- ステップ5：書き直した案を、第三者に読んでもらいます。
- ステップ6：提出前に、書類と文章を一つずつ見比べて、食い違いがないかを確認します。
ステップ1と2は、少し面倒に感じるかもしれません。でも、通知を並べてみると、毎回同じ点を指摘されていたり、回ごとに指摘が少しずつ変わっていたりと、見えてくることがあります。その変化が、次に直すべき場所のヒントになります。
ステップ3では、「この指摘は書類の話か、説明の話か」と分けて考えます。書類の話なら、発行元の情報・型番・数量などが、条件に合っているかを見直します。説明の話なら、文章が書類の内容と同じことを言っているか、前の提出内容とずれていないかを確認します。
整理のメモは、表の形にしておくと便利です。たとえば「通知の日付」「指摘された点」「その点に対して直した内容」「まだ分からないこと」の4つの列をつくります。紙でも表計算ソフトでも大丈夫です。
書き直した案ができたら、提出前に次のチェックリストで見直してみましょう。一つでも「あいまいかも」と感じたら、そこを先に整えてから出すと安心です。
- 断りの通知で指摘された点それぞれに、文章の中で答えている
- 書類の発行元・型番・数量などが、文章の説明と同じになっている
- 仕入れ先の名前ややりとりの流れが、書類と食い違っていない
- 日付や数字が、前回までの提出内容とつじつまが合っている
- 事実と違うことや、確認できないことを書いていない
- 今後の防ぎ方が、原因に合った具体的な内容になっている
つまずきやすい点と対処
何度も断られているときは、気づかないうちに同じところでつまずいていることがあります。よくあるパターンを知っておくと、見直しがぐっと楽になります。
- 前回の文章を少し変えただけで出している：言い回しを変えても、中身の方向が同じなら状況は変わりにくいです。足りないと言われた点そのものに向き合いましょう。
- 一部の書類だけ差し替えている：差し替えた書類と、ほかの書類や文章との間につじつまが合っているかを確認しましょう。
- 断りの理由を読み切れていない：短い文面でも、一語ずつ読むと、足りない点が書かれていることがあります。
- よく見せようとして、事実と違う書き方になる：事実と異なることは書かないでください。つじつまが合わなくなりやすく、状況を悪くするおそれもあります。分からないことは、分からないままにせず、確認できる範囲で整理しましょう。
- 英語の意味をとり違えている：翻訳のニュアンスのせいで、足りない点を取り違えることがあります。
断りの理由がぼんやりとしか書かれていない場合は、カスタマーサポートやアカウントスペシャリスト（アカウントの問題を担当するAmazonの窓口）に、足りない点を具体的に問い合わせてみるのもひとつの方法です。「どの書類の、どの項目が、条件を満たしていないのか」と、聞きたい点を絞るのがコツです。
返事が来ないときもあります。そんなときは、無理に自分だけで抱えず、次の記事も参考にしてみてください。焦って同じ内容を出し直すより、返事を待ちながら資料を整える時間にあてるほうが、落ち着いて進められます。
状況別の考え方
真贋調査で、書類が通らない場合：偽造品に関する停止は、書類の条件が細かいぶん、一つひとつの食い違いが目立ちやすい傾向があります。3つのポイント（仕入れ先・書類のつじつま・説明の一貫性）に分けて、どこが弱いかを整理しましょう。くわしい流れは、真贋調査のページでも確認できます。
断りの理由がぼんやりしている場合：推測で書き直す前に、足りない点を具体的に問い合わせてみましょう。返事の内容によっては、見直す方向がはっきりすることがあります。返事の時期は、ケースによります。
断りの理由が英語で届く場合：翻訳のニュアンスのせいで、意味をとり違えてしまうことがあります。大切な通知は、機械翻訳だけに頼らず、いくつかの翻訳方法を併用したり、専門用語に詳しい人に確認してもらったりすると安心です。
仕入れ先の書類が手元に少ない場合：控えが少ないときは、手元にあるものと、取り寄せられそうなものを分けて考えます。仕入れ先に、取引の記録をあらためて出してもらえるかを確認してみましょう。ないものを作ったり、内容を書き換えたりすることはせず、あるものだけで正直に説明します。
気持ちが疲れて、あきらめかけている場合：何度も断られると、「もう何を出しても無駄かも」と思ってしまうのは、おかしなことではありません。それでも、方向を根本から見直すことで、状況が変わることもあります。休む時間をつくりながら、一歩ずつ進めましょう。
自分では、どこがずれているのか分からない場合：書いた本人は、内容を分かっているぶん、抜けている点に気づきにくいものです。専門家などの第三者に一度内容を見てもらい、客観的な目で見直してもらうと、突破口になることがあります。
結果を待っている間にできること
提出したあとは、結果を待つ時間が続きます。そわそわしますが、この時間は次の準備にあてられます。
- 届いた通知と、自分が出した書類・文章を、日付順にまとめておく
- 仕入れ先とのやりとり、請求書、納品書などの控えを探して整理しておく
- 書類の発行元・型番・数量などの情報を、一覧にしておく
- 分からない点や、確認したい点をメモしておく
- 食事や睡眠をとり、少し休む
そして、あせりは禁物ですが、長いあいだ放っておくと、止められている状態が長引くことにもつながります。「いつまでに何をする」と小さく区切って、計画的に進めていきましょう。
よくある質問
改善計画書が何度も却下されるのは、なぜですか？
理由はケースによって違いますが、Amazonが問題にしている点と、書いた内容がずれていることが多いと考えられます。偽造品に関する停止では、仕入れ先、書類のつじつま、説明の一貫性が見られる傾向があります。
このうち一部だけを直しても、全体の判断が変わらないことがあります。3つを合わせて見直してみましょう。
同じ内容のまま、改善計画書を再提出してもいいですか？
同じ内容のままでは、結果が変わりにくいです。内容が同じままの再提出が続くと、状況をわかっていないと思われてしまうおそれもあります。
断りの理由を読み直し、足りないと言われた点を直してから出すのがおすすめです。
改善計画書の断りの理由が、よく分かりません。どうすればいいですか？
まず、届いた通知を一語ずつ読み直し、足りない点が書かれていないかを確認しましょう。それでもぼんやりしている場合は、カスタマーサポートやアカウントスペシャリストに、足りない点を具体的に問い合わせる方法があります。
問い合わせるときは、「どの書類の、どの項目が条件を満たしていないのか」のように、聞きたい点を絞ると伝わりやすいです。
何回まで改善計画書を出せますか？
回数の上限は、状況によって変わることがあり、ここで一概にお伝えすることはできません。Amazonの手順や画面は変わることもあるため、最新の公式情報や、届いた通知の案内を確認してみてください。
回数よりも、毎回の内容が前回からどう変わったかのほうが大切です。
改善計画書を専門家に見てもらうのは、どんな時がいいですか？
何度か出しても同じ結果が続いて、自分では、どこがずれているのか分からなくなったときが、ひとつの目安です。第三者の目で見ると、書いた本人が気づきにくい食い違いが見つかることがあります。
相談するときは、届いた通知、出した書類、文章の控えをそろえておくと、話がスムーズです。
英語で届いた断りの通知は、どう読めばいいですか？
機械翻訳だけに頼らず、いくつかの翻訳方法を併用してみてください。翻訳のニュアンスのせいで、意味をとり違えてしまうことがあるためです。
大切な部分は、専門用語に詳しい人に確認してもらうと、より安心です。
何度も断られていますが、もう再開はむずかしいですか？
結果をお約束することはできません。ただ、方向を根本から見直すことで、状況が変わることもあります。回数を重ねるより、どこが認められていないのかを整理し直すほうが、前に進みやすいです。
改善計画書を見直すときの注意点
見直しは、規約の範囲内で行うことが大前提です。次の点に気をつけてください。
- 事実と異なる内容や、実際とは違う書類は、出さないでください。
- 手順や画面は、変わることがあります。最新の公式情報を確認しましょう。
- 通知を読み違えないよう、英語の通知は複数の方法で確認しましょう。
- ひとりで抱え込まず、必要なら第三者の目を借りましょう。
断りが続くと、先の見えない気持ちになりますが、見直しの手順は変わりません。ひとつずつ確認していけば大丈夫です。
まとめ
改善計画書が何度も断られるときは、回数を重ねることが解決の方法になっていない可能性があります。まずは、断りの理由に、どの点が足りないと書かれているかを一つずつ確認しましょう。
そのうえで、仕入れ先、書類のつじつま、説明の一貫性の3点を整理し直してみてください。理由がぼんやりしているときは問い合わせを、行き詰まったときは第三者の目を借りることも、ひとつの方法です。あせらず、計画的に見直しを進めていきましょう。